Грязные полы в офисе, пыль на мебели, окнах, компьютерах! Количество бумажного мусора на рабочих столах неприятно поражает, а офисный холодильник напоминает склад продуктов непонятного происхождения. Взгляды посетителей притягивает паутина в углу потолка. Тем временем, вы все требуете и требуете от сотрудников соблюдения чистоты и порядка. Но все без толку в неравной схватке с офисной грязью!
А расходы? Расходы на средства для уборки растут в геометрической прогрессии. Уборщицы жалуются на боли спине из-за тяжелых ведер с водой и ноющие руки. Заказ необходимых средств для уборки превращается в настоящий квест, о сроках доставки лучше и не говорить. Вы тратите время, нервы и деньги, а чистоты и порядка в офисе как не было, так и нет.
Предлагаем разобраться, как организовать в офисе настоящий порядок при минимальных финансовых и временных затратах.
Прежде всего, нужно упорядочить процесс, для этого напишите план и распределите обязанности. График станет основой для поддержания порядка и чистоты в офисе.
С чего начать. Назначьте ответственного за график. Его задача — поддерживать план уборки в актуальном состоянии, продлевать и контролировать выполнение.
Важный момент — распишите порядок уборки. В этом документе пропишите: что убираем, как часто и каким способом (сухим, влажным, с водой или моющими средствами). Выполняющие уборку сотрудники должны знать последовательность действий наизусть. Иначе можно оказаться в ситуации, с которой начали. График есть, уборка «идет» полным ходом — результата нет.
Как планировать уборку. Сформируйте график ежедневной уборки на неделю или месяц — все зависит от степени загрязненности офиса. В маленькой компании, где все свои, уборка нужна не более 1–2 раз в день. В большом офисе или там, куда приходят посетители, убираться надо в несколько раз чаще.
Сезонность тоже вносит коррективы. Все мы знаем, какое огромное количество грязи можно принести на обуви с улицы осенью, зимой и ранней весной! А если офис как улей, где постоянно кто-то уходит и приходит? В это время потребуется больше сил и времени для поддержания чистоты. Летом тоже не стоит расслабляться — на смену уличной грязи приходит пыль.
Время уборки всегда будет индивидуальным и зависеть от режима работы компании. Ежедневная уборка не должна мешать работе офиса и занимать много времени. Подумайте, когда будет удобнее приходить уборщице? Утром, вечером или во время обеденного перерыва? Нежелательно, чтобы она убиралась, когда в офисе кипит работа — это не понравится никому: ни офисным служащим, ни посетителям, ни самой уборщице.
Не забудьте о генеральной уборке — ее нужно проводить минимум 2 раза в год (весной и осенью). Если в офисе работает много людей, то можно проводить ее чаще, например, раз в 3-4 месяца. Сделайте для генеральной уборки отдельный график.
Как распределить обязанности. Если ежедневной уборкой занимаются несколько уборщиц — распределите обязанности между ними. Бывает, что уборкой дополнительно занимаются один или несколько офисных сотрудников — постройте график так, чтобы не мешать их основной работе.
Генеральную уборку лучше всего доверить клининговой компании. Если такой возможности нет, то к ней привлекаются одновременно все работающие в компании уборщицы. При этом сотрудники должны сами прибраться на своих рабочих местах. Когда в компании работает одна уборщица или ее нет совсем, то к генеральной уборке привлекаются сотрудники. Возможность участия работников в генеральной уборке необходимо прописать в должностной инструкции.
Если офисные уборщицы оставляют грязь в труднодоступных местах и качество уборки вас все меньше и меньше устраивает, а расход химии для уборки растет — не спешите их увольнять. Возможно, причина лежит на поверхности — им не хватает качественного и удобного инвентаря, экономичных моющих средств.
Обычно зарплата уборщиц небольшая, и понятная система материального стимулирования точно повысит их заинтересованность в результате. Для этого пригодится уже созданный документ, в котором прописана последовательность действий при уборке и расход моющих средств. Размер премии можно установить в зависимости от степени выполнения правил, отсутствия обоснованных жалоб на качество уборки со стороны сотрудников.
Сформируйте дополнительную систему поощрения. Например, у вас прописан расход моющих средств. У каждой нормы есть резерв, и уборщицы могут выполнить работу с экономией бытовой химии. Но надо тщательно отслеживать расход моющих средств и «снимать» остатки в конце месяца.
Хорошей практикой может стать составление технологических карт — вы полностью расписываете весь рабочий день с указанием перерывов на отдых и обед.
Если вы до сих пор используете для офисной уборки обычную бытовую химию, то совершаете большую ошибку, и не одну!
Уборка профессиональными моющими средствами будет в разы эффективнее, если к ней добавить «правильный» инвентарь. Ниже мы приводим список средств для ежедневной и генеральной уборки. Если для генеральной уборки вы пользуетесь услугами клининговой компании, приобретите только те средства, которые точно вам пригодятся.
Для эффективной ежедневной уборки пригодятся также профессиональные средства.
Убрать пыль с принтеров и компьютеров, свести к минимуму влияние статического электричества поможет средство Antistatin. Оно не только удалит грязь с пластиковой поверхности, но и предотвратит ее накопление. Universal Spray борется с любыми видами загрязнений — пылью, жиром, следами скотча, масла, чернил, удаляя их в том числе с вертикальной поверхности. Не требует смывания.
Очистить от пыли поверхность стола или шкафа поможет средство Universalin. Оно не оставляет разводов и потеков.
Выбор моющего средства для пола зависит от его типа. Для деревянных покрытий (ламинат/паркет) используют Панелин. Оно удаляет пыль и жировые пятна, придает поверхности блеск и создает защитный слой.
Пол с полимерным покрытием (линолеум) моют средством Лавабин. Оно обеспечивает долговечность поверхности и хорошо очищает от грязи.
Для водостойких поверхностей (мрамор, глазурованная плитка, керамика) подойдет средство Мультифлор с антистатическим эффектом. Оно быстро испаряется после уборки и не оставляет разводов.
Не забывайте, что все перечисленные средства — концентраты, которые необходимо разбавлять перед применением. А Universal Spray продается в двух вариантах: в виде концентрата (канистра 5 л) и в форме готового к применению раствора (бутылка 0,5 л) — выбирайте то, что для вас удобнее.
Для генеральной уборки понадобится полный комплект принадлежностей для ежедневной уборки, а также инвентарь для мытья стекол.
В крупных офисах часто можно встретить большие и высокие проемы. Для их мытья используют телескопическую штангу. Сделать уборку эффективной поможет прочная и долговечная ворсовая насадка из синтетического материала. Она крепится к держателю. Быстро и эффективно удалить лишнюю воду с поверхности стекла поможет стяжка-сгон воды.
Для небольших офисных помещений может хватить бытового инвентаря. Окна стандартных размеров моют с помощью мини-насадки для мытья стекол. Рукоятка длиной 90 см поможет достать при уборке верхнюю часть окна без использования стремянки. Моп-мини поможет эффективно очистить поверхность стекла от загрязнений.
В качестве моющих средств для генеральной уборки используют те же, что и для ежедневного ухода, возможно, в более высокой концентрации.
Для мытья окон предназначен состав Vitrinex. Он удалит все виды загрязнений на стеклах, без разводов и потеков. Его также можно использовать для очистки зеркал.
Большая часть обязанностей по уборке офиса, безусловно, ложится на уборщиц, но каждый работник может и должен сам поддерживать чистоту и порядок на своем месте.
Например, ему будет удобнее убрать пыль со стола и компьютера, статуэток и фоторамок — не всем понравится, что на их столе кто-то хозяйничает. Поддерживать порядок сотруднику поможет достаточное количество папок и лотков для бумаг. Также стоит приобрести корзины для мусора, одну или несколько, так, чтобы их хватало хотя бы на день работы. Вовремя очищать их — обязанность уборщицы. Быстро избавиться от пыли на столе и оргтехнике поможет тряпка из микрофибры.
Чтобы в холодильнике не скапливались продукты, заставьте сотрудников подписывать свои контейнеры и ставить дату. Поставьте их перед фактом: каждую пятницу вечером все неподписанные, а также залежавшиеся продукты отправляются в мусорный ящик. Кстати, эту обязанность тоже можно возложить на самих сотрудников — пусть они делают это в соответствии с графиком.
Инвентарь прослужит долго, если за ним правильно ухаживать и хранить его. Его точно не надо оставлять на видном открытом месте. Хорошая вещь может пригодиться каждому. Замечено: чем чаще меняются уборщицы, тем быстрее инвентарь приходит в негодность. Возможно, это связано с тем, что не все умеют с ним обращаться, а, может быть, с тем, что случайные люди не слишком бережно к нему относятся.
После уборки все мопы, щетки, ведра надо вымыть и просушить. Для хранения инвентаря должно быть предусмотрено специальное место, которое можно закрыть на ключ.
Все принадлежности для уборки должны быть разделены по назначению. Одни применяются только для кухни, другие только для туалета, третьи для офисных столов. Обычно их помечают цветом.
Ведите учет инвентаря и отмечайте «поступление – распределение – износ – списание». Назначьте ответственных лиц и контролируйте все происходящее с инвентарем.
Покупка средств и инвентаря для уборки в разных магазинах и организациях, торгующих хозтоварами, неизбежно повлечет срыв сроков, отсутствие необходимых принадлежностей и потраченным нервам. Тем более что найти именно профессиональные средства в таких компаниях проблематично.
Чтобы в вашем офисе всегда был в наличии необходимый инвентарь и моющие средства, закупайте все в одной компании. Обратите внимание на ассортимент. Очень важно, чтобы не было минимального объема заказа и была доставка. При сборе заявок всегда что-то забывается, и приходится докупать недостающее по завышенной цене или довольствоваться неподходящим аналогом. Быстрая доставка в любую точку города избавит от мучительных ожиданий.
Постоянное сотрудничество с одной компанией обеспечит хорошие скидки и выгодные условия покупки, участие в проводимых акциях и распродажах, о которых вы узнаете своевременно. При этом вы всегда будете уверены в том, что покупаете качественный товар и на самом деле экономите.
Терпеть грязь в офисе и портить нервы в борьбе с ней или нерадивыми сотрудниками совершенно не обязательно! Для решения проблемы требуется не так уж и много:
Чтобы наладить процесс эффективной уборки офиса, обратитесь в нашу компанию. Эксперты обучат ваших уборщиц и дадут рекомендации по организации их работы.
