На одной чаше весов — налоги, пособия и отпуска, на другой — высокие цены и посторонние люди в рабочих помещениях. Какой подход к уборке оптимален для вашей компании? Давайте разбираться.

Уборка и чистота — не первостепенная для руководителей и владельцев бизнеса задача. Однако чтобы этот вопрос не отвлекал вас от основных бизнес-процессов, его лучше решить раз и навсегда. Оцените потребности и требования вашей компании, взвесьте все за и против, просчитайте затраты по каждому варианту. А мы поможем взглянуть на проблему объективно.

Клининговая компания: плюсы и минусы

По исследованию Кадрового Холдинга АНКОР, большая часть рынка клининга сосредоточена в Москве. Тем не менее его объем вместе со спросом на услуги профессиональной уборки растет, в том числе и в Калининградской области. Особенно это касается B2B сегмента, что неудивительно — у такого подхода к уборке есть свои преимущества.

• Оплата только за конкретные действия или время. Прайс клининговых компаний обычно представлен в рублях за кв. м. Чем больше площадь, тем дешевле обходится уборка одного метра. Заключаете контракт на регулярную уборку — получаете скидку.
• Не нужно оформлять в штат, платить налоги, взносы, сдавать отчетность, оплачивать отпуска и больничные.
• Если один сотрудник заболеет или уйдет в отпуск — назначат другого.
• Профессиональное оборудование, химию и средства индивидуальной защиты привозят с собой, правда, иногда — за отдельную плату.
• Проще отказаться от услуг и поменять поставщика.
• Некоторые компании работают рано утром или поздно вечером, чтобы не мешать рабочему процессу.
• Клининговые компании заботятся о профессионализме сотрудников. Они знают, каким средством и как нужно чистить те или иные поверхности, не испортят дорогой паркет и справятся быстрее за счет опыта и профессионального инвентаря. Учить никого не придется.
• Поставщик несет материальную ответственность за порчу мебели, оргтехники и поверхностей.

Несмотря на такое количество достоинств, недостатки у клининговых компаний все же есть. В противном случае предприниматели уже полностью бы отказались от иных подходов к уборке в офисе.

• Если площадь большая и убирать ее нужно несколько раз в день, услуги клининга обойдутся в 2–3 раза дороже.
• Сотрудники приходят в соответствии с оговоренным графиком. Если возникнет непредвиденная ситуация, срочный вызов обойдется дороже и все равно придется ждать 2–3 часа.
• За одним сотрудником чаще всего закреплено несколько клиентов, которых он обслуживает в течение дня. О каких-либо нюансах уборки именно в ваших помещениях он может забыть.
• Приходящий представитель клининговой компании не подчиняется руководству вашей компании напрямую. У него есть должностные инструкции, у вас — договор с его работодателем. Попросить задержаться или убрать то, что не предусмотрено договором, не получится.

На первый взгляд, минусы клининговых компаний не столь существенны, и достоинства их явно перевешивают. Однако для некоторых компаний именно эти незначительные недостатки становятся главным препятствием. Но об этом позже — сначала поговорим о плюсах и минусах штатных уборщиков.

Уборщица в штате: за и против

Слово «уборщица» у многих вызывает одну и ту же ассоциацию — бабушка в синем халате, платке, с грязной тряпкой и железным ведром. Несмотря на живую картинку, сейчас это уже скорее потерявший свою актуальность стереотип. Достойная зарплата, немного обучения, профессиональный инвентарь — и старомодная уборщица превращается в современного специалиста по клинингу. Но стоит ли оно таких вложений? Преимущества у собственной штатной уборщицы определенно есть.

• Сотрудник будет работать только в вашей компании и знать все нюансы.
• Можно детально обучить человека под себя, чтобы он досконально понимал рабочие процессы — что, как и когда убирать, чтобы не мешать другим.
• Сотрудник будет подчиняться напрямую руководителю. А значит, вы сможете составить четкие инструкции и требовать их выполнения.
• Если нужно постоянно поддерживать чистоту, можно взять уборщицу на полный день. Скорее всего, это выйдет дешевле, чем клининг на таких же условиях, но не всегда — нужно считать.
• Если убирать нужно ежедневно, а то и по несколько раз в день, уборщица в штате выгоднее услуг клининговой компании в таком же объеме.

Недостатков у такого подхода к уборке тоже немало.

• Своего сотрудника нужно будет оформить в штат, платить за него налоги и сборы, оплачивать больничные и отпуска.
• На время отпуска и больничного придется искать замену.
• Инвентарь, химию и средства индивидуальной защиты нужно покупать самим, а это — дополнительные расходы.
• Если качество уборки не устроит, отказаться от услуг и найти замену сложнее — оформление документов на увольнение, выплаты, соблюдение других требований ТК РФ.
• Один человек может не справиться с большим объемом работы, а со второй уборщицей затраты увеличатся вдвое.

Смешанная схема

Необязательно ограничиваться каким-то одним вариантом. Уборщицу в штате и услуги клининга можно сочетать. Более того, иногда это оптимальная схема. К примеру, вам нужно в течение дня регулярно протирать пол за клиентами, но полноценная уборка возможна только вечером в конце рабочего дня или утром, когда в помещениях нет сотрудников и гостей. Тогда целесообразно держать одну или несколько уборщиц на окладе, а в нерабочее время приглашать полноценную бригаду из клининговой компании. Такой подход может быть удобен в банковских отделениях, салонах сотовой связи, туристических фирмах, где за день проходит большой поток клиентов.

Примерно такую же схему применяют в муниципальных школах и детских садах. Кабинеты и классы моют уборщицы, а коридоры, большие помещения вроде актовых залов и коридоры отдают на аутсорс. Штатный персонал моет там, где убираться нужно часто, а услуги клининга руководство заказывает по мере необходимости или в соответствии с заранее составленным графиком. Это позволяет поддерживать нужный уровень чистоты при оптимальных затратах.

Хотя недостатков у клининговых компаний объективно меньше, а достоинств больше, многие компании все еще держат уборщиц в штате. Для кого-то это действительно целесообразно, другим не хватает времени пересчитать расходы и сменить подход к уборке помещений. Да и по каким критериям оценивать эту самую целесообразность, непонятно. Попробуем разобраться в этом непростом вопросе.

Что может быть выгоднее именно для вашей компании

Однозначного ответа нет. Делать выбор, сравнив прайс клининговой компании со стоимостью рабочего часа штатной уборщицы, не совсем верно. У каждой фирмы свои особенности, потребности и характеристики, которые нужно учитывать.

Для начала попробуйте ответить на несколько вопросов:

1. Какова площадь помещений?
2. Какие особенности рабочего процесса влияют на степень загрязненности?
3. Насколько высока проходимость помещений — в офисе работают несколько сотрудников или за день проходят десятки и сотни клиентов?
4. Как часто нужно убирать помещение, чтобы поддерживать его в чистоте?

Эта информация поможет определить, какой подход к уборке подойдет именно вашей компании. У небольшого офиса без посетителей и крупной нотариальной конторы разные потребности в плане чистоты помещений, разная проходимость и степень загрязнения. Первой компании для комфортного и безопасного рабочего процесса достаточно пары уборок в неделю. Второй требуется постоянно поддерживать чистоту, особенно в зимнее время, когда от каждого посетителя остается уличная грязь. Давайте рассмотрим несколько более подробных примеров.

Маленькая оптовая компания

Дано:

• офис площадью 20 кв. м;
• 10 сотрудников;
• в течение дня практически не бывает посетителей;
• санузел и столовая — общие с другими арендаторами бизнес-центра.

В такой ситуации будет достаточно поддерживающей уборки 2–3 раза в неделю. Санузел и обеденное помещение убирают сотрудники бизнес-центра или нанятая руководством здания клининговая компания. Сам офис в тщательной ежедневной уборке не нуждается.

В бизнес-центрах арендаторы зачастую заказывают уборку у тех, кто отвечает за чистоту в общих помещениях. Это может быть внутренняя служба центра или клининговая компания. Цена вопроса — 7–10 тыс. руб. в месяц, в зависимости от площади офиса и частоты уборки.

Сравним затраты. При среднем тарифе клининговой компании в 70 руб. за кв. м услуги будут стоить 10–17 тыс. в мес. Других расходов нет — инвентарь и моющие средства сотрудники клининга привозят с собой. Судя по вакансиям на портале HH, зарплата уборщицы при частичной занятости — 5–15 тыс. руб.

График работы — 1/2 по 12 часов или 5/2-6/1 по 2-3 часа утром или вечером

Казалось бы, нанять уборщицу на парттайм выгоднее — можно найти девушку, которая согласиться приезжать на 2–3 часа 3 раза в неделю за меньшие деньги, чем клининговая компания. Однако сюда еще нужно прибавить 3–5 тыс. руб. налогов и взносов, 2–3 тыс. ежемесячных расходов на химию и расходники, а также единоразовые затраты на уборочный инвентарь — ведра, швабры, тряпки и т. д.

По затратам договор с клинингом обойдется немного дешевле, да и временные затраты на организацию процесса стремятся к нулю.

Медицинская клиника

Дано:

• частный стоматологический кабинет площадью 50 кв. м;
• работает 5 врачей;
• за день проходит 20-30 пациентов.

Чистота лечебно-профилактических учреждений — разговор отдельный. Требования к состоянию помещений, частоте и процессу уборки законодательно закреплены в СанПиН 2.1.3.2630-10. К примеру, правила запрещают проводить сухую уборку, только влажную с моющими и дезинфицирующими средствами и не реже 2 раз в день.

Казалось бы, при таких вводных сотрудничать с клинингом становится невыгодно. Даже при минимальной стоимости в 50 руб. за кв. м ежедневная уборка с соблюдением требований выльется в 150 тыс. руб. в мес. Две уборщицы с графиком 2/2 и окладом в 25000 обойдутся компании раза в 2 дешевле, даже с учетом налогов и расходов на инвентарь и расходники.

В некоторых компаниях стоимость услуг и временные затраты — далеко не главные критерии при организации уборки.

Однако наши исследования и опросы показали, что клиники все же предпочитают отдавать чистоту и гигиену на аутсорсинг. Причина проста и банальна. За несоблюдение санитарных требований полагаются штрафы. Проверки в медицинских учреждениях проходят часто, и недочеты находятся. Сообщения о штрафах появляются в прессе регулярно. Один из примеров — ростовская стоматология заплатила 100 тыс. руб. за антисанитарию. Если за уборку отвечает клининговая компания, штрафы можно взыскать с нее. А самим аутсорсерам выгоднее соблюдать требования, чем платить неустойку.

Фитнес-клуб

Дано:

• арендованное помещение в цоколе жилого дома площадью 50 кв. м;
• 5 сотрудников — 4 тренера и администратор;
• проходимость — 20–30 клиентов в день.

В фитнес-клубе довольно высокий уровень загрязнения — клиенты приносят с улицы пыль, снег и грязь. Хотя все это остается в холле и раздевалках, зал тоже нужно убирать часто. А еще есть санузел и душевые. Чем выше уровень и стоимость услуг, тем важнее поддерживать помещение в идеальном порядке — клиенты готовы платить за хороший сервис.

Оклад уборщицы на полный рабочий день в Калининградской области

Учитывая специфику, одной, пусть и тщательной, уборки в день для фитнес-клуба недостаточно. Конечно, протереть пол в холле может и администратор, но на раздевалки, зал и душ у него точно не хватит времени.

Справиться с объемом ежедневной текучки в небольшом фитнес-клубе под силу одной уборщице. В среднем она обойдется бизнесу в 20–30 тыс. руб. в месяц с учетом зарплаты, налогов и расходников. На начальном этапе придется вложить еще 5–10 тыс. руб. в инвентарь.

Выезд сотрудников клининговой компании раз в день будет стоить не намного дороже. Однако этого недостаточно, а за постоянное присутствие даже одного сотрудника со стороны придется заплатить раза в 1,5–2 больше. Зато с помощью аутсорсинга можно решить проблему отпусков и больничных единственной уборщицы, привлекая стороннего работника пару раз в год на 2 недели.

Супермаркет

Дано:

• отдельное здание площадью 1000 кв. м;
• 50 сотрудников;
• проходимость — 10-20 тыс. человек в день.

У магазинов продовольственных товаров тоже есть свои санитарные правила. Они менее жесткие, чем у медцентров, и в вопросах чистоты владельцы обычно руководствуются финансовыми показателями. Давайте считать.

Чем больше общая площадь помещения, тем меньше стоимость уборки одной единицы

Для уборки и поддержания чистоты на такой площади требуется не менее 6 человек, которые находятся в магазине постоянно. Судя по вакансиям на портале HH, оклад уборщицы на полный рабочий день — около 30 тыс. руб. в месяц. Затраты на заработную плату — 180 тыс. руб. в месяц. Еще 40 тыс. руб. ежемесячно будет уходить в налоговую и ПФР, 30-50 тыс. руб. — на моющие средства, расходные материалы и замену сломанного инвентаря. Получаем кругленькую сумму в 250–300 тыс. руб.

Для торговых площадей прайсы клининговых компаний стартуют от 20 руб. за кв. м. Одна уборка обойдется в 20 000 руб., а магазин нужно убирать минимум дважды в день. Цифра получается астрономическая. Однако заказчикам, которым нужно убирать большие площади по несколько раз в день, клининговые компании готовы предложить более выгодные условия: уборка магазина площадью 100 кв. м по графику 7 дней в неделю по 12 часов обойдется в 70–100 тыс. руб.

Государственное учреждение

Муниципальные учреждения и компании государственного сектора обязаны объявлять тендер и выбирать подрядчика посредством электронных торгов, в том числе и для уборки зданий и территорий. Основным критерием выбора на таких аукционах обычно становится стоимость услуг, побеждает демпинг, а качество оставляет желать лучшего.

В такой ситуации штат уборщиц, возможно, и обойдется компании дороже, зато качество будет выше — от собственного персонала добиться добросовестной работы проще.

А если мы возьмем в качестве примера госучреждения научно-исследовательский институт с различными режимами секретности, то тут выбора не будет вовсе. На таких предприятиях для доступа в помещения допуски нужны даже уборщицам. Реализовать это можно только с штатными сотрудниками, которые подпишут соответствующие документы. Поэтому об аутсорсинге и речи быть не может.

Выводы

К уборке и поддержанию порядка в офисе нет единого подхода. Чтобы понять, какой вариант подойдет вашей компании, критически оцените все «за» и «против» и ориентируйтесь на потребности вашего бизнеса.

Если решающую роль играет финансовый вопрос, проведите детальные расчеты и заложите в них не только тарифы и оклады, но и закупку инвентаря и расходников, оплату налогов и взносов, соцпакет, обеспечение замены на время больничных и отпусков и т. д. Не обязательно полностью отказываться от штатных сотрудников и наоборот. Иногда самая рациональная — смешанная схема.

Если решите организовывать процесс самостоятельно, позаботьтесь об инвентаре и регулярной закупке расходников. Наша компания поможет подобрать все необходимое и наладить поставки моющих средств исходя из потребностей вашего бизнеса.